Liebe Barbora,
Ergänzend zu unserer vorherigen Kommunikation hatten wir die Gründe für die ursprüngliche Anforderung des betreffenden Dokuments (Apostille) detailliert dargelegt (siehe unsere E-Mail vom 9. April) . Wir weisen außerdem darauf hin, dass wir ausnahmsweise mit dem Kunden vereinbart hatten, dieses Dokument in elektronischer Form zu akzeptieren.
Nach weiterer Absprache und erneut ausnahmsweise baten wir den Mandanten, ein notariell beglaubigtes Dokument ohne Apostille vorzulegen.
Wie in Ihrer E-Mail vom 10. April erwähnt, wurde vereinbart, dass ein notariell beglaubigtes Dokument ohne Apostille akzeptabel wäre.
Nach Rücksprache mit dem Mandanten erhielten wir jedoch ein notariell beglaubigtes Dokument vom 4. März 2020. Angesichts der Verfahrensanforderungen bitten wir den Mandanten höflichst, ein aktualisiertes, notariell beglaubigtes Dokument aus den letzten acht (8) Monaten vorzulegen.
Bitte beachten Sie, dass dies die dritte alternative Lösung ist, die wir dem Kunden vorgeschlagen haben, um den Fortschritt des Prozesses zu erleichtern, obwohl es sich hierbei um Ausnahmen von unseren Standardanforderungen handelt.
Es wird außerdem darauf hingewiesen, dass die von uns akzeptierten Dokumente spezifisch sind und wir in Ausnahmefällen bereits andere als die in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführten Dokumente angefordert haben. ( Der Kunde hat dies akzeptiert .)
Des Weiteren wurde der Kunde darüber informiert, dass jederzeit zusätzliche Unterlagen angefordert werden können.
Obwohl der Kunde gegen die Bedingungen verstoßen hat, indem er das Verfahren nicht eingehalten hat und mit rechtlichen Schritten droht, haben wir ihm die Möglichkeit gegeben, den Vorgang abzuschließen.
Vielen Dank für Ihre Mitarbeit.
Dear Barbora,
Further to our previous communication, we had outlined in detail the reasons for which the specific document (apostille) was initially requested (please refer to our email dated 9 April). We also note that, as an exception, we had agreed with the client to accept this document in electronic form.
Following further communication, and again on an exceptional basis, we requested that the client provide a notarized document without apostille.
As stated in your email of 10 April, it was agreed that a notarized document without apostille would be acceptable.
However, after liaising with the client, we received a notarized document dated 4 March 2020. Given the requirements of the process, we kindly request that the client provide an updated notarized document issued within the last eight (8) months.
Please note that this constitutes the third alternative solution we have proposed to the client in order to facilitate the progression of the process, despite these being exceptions to our standard requirements.
It is also noted that the documents we accept are specific and we have already on an exceptional basis, requested different documents from those set out in our terms and conditions. (And the customer has accepted)
Furthermore, the client has been informed that additional documentation may be requested at any time.
Despite the fact that the customer has violated the terms by not following the procedure and is threatening legal action, we have given them the opportunity to complete the process.
Thank you for your cooperation
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